Checklist ceremoniemeester voor bruiloft entertainment
Een bruiloft is niet alleen voor het bruidspaar heel spannend, maar ook voor de ceremoniemeester(s) van het bruidspaar. Vaak is het bruidspaar heel goed voorbereid maar valt het voor de ceremoniemeesters nog niet altijd mee om alles in goede banen te leiden. Om het alle ceremoniemeesters van Nederland makkelijk te maken, hebben we een checklist gemaakt met de 10 belangrijkste zaken om als ceremonie meester voor te bereiden als er een bruiloft band of bruiloft DJ is geboekt.
TIP: print deze lijst uit, vul deze in voor je ceremoniemeester en geef deze mee aan je ceremoniemeester. Dan weet je zeker dat alles perfect verloop.
1. Hoe laat komt de bruiloft band of bruiloft DJ aan?
Het is handig om de bruiloft band of bruiloft DJ even te ontmoeten om te kijken of alles goed verloopt, uit te leggen waar de ruimte is waar ze zich kunnen omkleden en even checken of alles gaat zoals gepland. Zaken die vooraf gecheckt kunnen worden: is er voldoende stroom, is de aan- en aanvoer route vrij voor de technici, is er eventueel een podium en staat deze klaar?
In te vullen door het bruidspaar voor de ceremoniemeester
Hoe laat wordt er begonnen met opbouwen volgens het contract …………………………………………….
Is er een podium geregeld ja/nee………………….
Is de stroomvoorziening vooraf gecheckt met de locatie ja/nee………………..
2. Is de crewmaaltijd geregeld en zo ja hoe laat?
Is de locatie op de hoogte van het aantal muzikanten en eventuele technici dat mee eet? Is de locatie op de hoogte van eventuele vegetariërs en of veganisten? Wat is de plek om te kunnen eten? Het is fijn als dit een fatsoenlijk plekje is waar even zittend kan worden gegeten. Dus geen statafels maar gewoon een tafel met stoelen. Is het een beetje voedzame maaltijd waarvan de crew weer voldoende energie krijgt om de hele avond lang vol gas te geven? Dus geen magnetronmaaltijden, snacks of broodjes.
Zorg ervoor dat je als ceremoniemeester weet wat het bruidspaar hierover heeft afgesproken met de locatie. Vaak zegt de locatie van alles toe en moet het bruidspaar daar een behoorlijk bedrag voor betaalt maar wordt het in de praktijk anders door de locatie uitgevoerd dan afgesproken.
In te vullen door het bruidspaar voor de ceremoniemeester
Voor hoeveel personen is er een crewmaaltijd besteld?………………………….
Wat voor crewmaaltijd is er besteld? …………………………………………………..
Hoe laat is de crewmaaltijd afgesproken?……………………………………………..
3. Wanneer komen de eerste gasten binnen van het bruidspaar binnen?
Vaak lopen dingen uit. De eerste gasten komen al binnen en het bruidspaar en de daggasten zitten nog aan het hoofdgerecht. Wat wil je dat er gebeurd? Hou je de afgesproken planning aan of wil je dingen aanpassen? Communiceer dat! Niks is vreselijker dan een vage start van een feestavond! Wil je liever nog even dat de bruiloft DJ wat relaxte muziek draait of dat de bruiloft band begint met een rustige set, of wil je eerst een pauze muziekje? Of wil je juist dat de vroege avondgasten al lekker in de feeststemming komen en hou je het afgesproken tijdsschema aan? Zo niet hoe ga je het wel doen? Zodra je de eerste avondgasten verwacht stap dan nog even op de band of DJ af om de laatste schemaveranderingen te communiceren.
In te vullen door het bruidspaar voor de ceremoniemeester
Hoe laat was gepland dat de eerste avondgasten binnen zouden komen……………………………….
Hoe laat was gepland dat het eten zou zijn afgelopen…………………………………………………………..
Wat moet de ceremoniemeester doen als het uitloopt?…………………………………………………………
4. Zijn er stukjes georganiseerd voor het bruidspaar?
Vaak zijn er stukjes waar dingen voor nodig zijn. Wie doet er een stukje, wanneer op de avond en wat heb je daar voor nodig? Denk hierbij bijvoorbeeld ook na over het gebruik van een microfoon, het draaien van een bepaald muziekje door de DJ, bepaalde karaoke muziekjes, etc. Stukjes die plaatsvinden als er een bruiloft band geboekt is vinden het liefst plaats in de pauzes van de band. Denk daar dus over na! Het is heel onhandig als de band net lekker aan het spelen is als dan ineens de mededeling komt: o ja, de taart wordt nu aangesneden. Dan is het handiger om met de live muziek te wachten tot dat de taart is aangesneden en tot die tijd de bruiloft DJ te laten draaien of gewoon een muziekje op te zetten.
Als er dingen nodig zijn voor een stukje wat dan? Een microfoon? Heeft de band/DJ deze bij zich? Mag deze worden gebruikt? Zijn er meerdere microfoons nodig? Zo ja, is dat geregeld? Een beamer? Heeft de locatie die? Is die besteld? Heb je geluid nodig zorg dat een stickje met de juiste geluidsfragmenten is aangeleverd! Communiceer voorafgaand aan de avond aan de bruiloft DJ of de bandleider (bijvoorbeeld vlak voordat de eerste avondgasten binnenkomen) wanneer door wie een stukje wordt gedaan en wat daar allemaal voor nodig is! Soms willen mensen meezingen of meespelen met de DJ of de band. Dit vergt voorbereiding en vaak ook wat technische voorzieningen.
In te vullen door het bruidspaar voor de ceremoniemeester
Wat is er afgesproken met de bruiloft band/bruiloft DJ over het gebruik van microfoons of andere technische voorzieningen? ………………….
Is er een beamer geregeld bij de locatie of bij de DJ? ……………………………………………..
5. Wat is de openingsdans en wat is het laatste nummer?
Niks vervelender dan dat de verkeerde muziek wordt ingestart, de verkeerde versie van een nummer is voorbereid door de band of met het verkeerde nummer wordt geëindigd. Zorg dat je het openingsnummer en het slotnummer altijd bij je hebt op een stickje. Lever deze aan voorafgaand aan het feest op het moment dat je de bruiloft band of bruiloft DJ hebt verwelkomt op de locatie (zie punt 1). Spreek duidelijk af wanneer en vooral wat moet worden gedraaid/gespeelt. Zorg dat je als ceremoniemeester rond deze tijdbij de band of DJ in de buurt bent om dit duidelijk te communiceren. Niks onhandiger dan een lange stilte omdat het bruidspaar toch nog niet klaar was of dat het slotnummer wordt opgezet in plaats van de openingsdans.
In te vullen door het bruidspaar voor de ceremoniemeester
Wat is het afgesproken tijdstip van de openingsdans?……………………………….
Wat moet de ceremoniemeester doen als dit tijdstip veranderd? ………………….
Wat is het afgesproken openingsnummer (geef deze op USB stick mee) ……………………………
Wat is het afgesproken tijdstip voor het laatste nummer?…………………………….
Wat moet de ceremoniemeester doen als dit tijdstip veranderd?……………………..
Wat is het afgesproken laatste nummer (geef deze op USB stick)………………..
6. Weet wanneer het feest klaar is
Locaties hebben een eigen agenda en willen vaak zo vroeg mogelijk afronden. Check als ceremoniemeester ook even bij de locatie de tijden die zijn afgesproken met het bruidspaar. Een voorbeeldje uit de praktijk: tegen de DJ/band wordt gezegd 00:30 uur klaar he? Terwijl juist tussen 00:30 en 1:00 uur een laatste house DJ finale wordt verwacht. Een DJ/band wil heel graag alles doen voor het bruidspaar maar komt vaker op bepaalde locaties en zal altijd naar bedrijfsleiders van locaties luisteren! Zorg dus dat jij als tussenpersoon alles correct afstemt met de locatie en het entertainment zodat niemand voor onnodige verrassingen komt te staan!
In te vullen door het bruidspaar voor de ceremonie meester
Welke eindtijd is afgesproken met de locatie……………………….
Welke eindtijd is afgesproken met de band of DJ (klopt dit met elkaar)…………………………………..
7. Toespraken tijdens het trouwfeest
Zijn er toespraken. Zorg dat je weet of er ’s avonds nog toespraken zijn. Plan dit net als de stukjes. Zijn er nog zaken nodig voor deze toespraken zoals een microfoon, een beamer, etc.
8. Parkeren voor de bruiloft band of DJ
Heeft de band/DJ makkelijk kunnen parkeren of hebben zij een uitrijkaart nodig? Als de band een uitrijkaart nodig heeft regel dit meteen bij aankomst! Dat scheelt een hoop wachten voor locatiemedewerkers en bandleden/DJ’s aan het eind van de avond als iedereen naar huis wil! Regel deze kaarten dus meteen! Weet ook nu weer wat er met het echtpaar en de locatie is afgesproken! locaties weten dit soort details nooit helemaal zeker en aan het eind dit soort dingen regelen kan vaak voor een hoop gedoe zorgen!
In te vullen door het bruidspaar voor de ceremoniemeester
Waar kunnen de muzikanten en crew parkeren?………………………………………
Hoeveel auto’s worden er verwacht? Zijn er voldoende plekken gereserveerd?…………………………….
Zijn er parkeerkaarten nodig? Zo ja, waar kan de ceremoniemeester deze krijgen?……………………………
Wat is er afgesproken over de te maken parkeerkosten met de band of DJ?………………………………………
9. Vergeet de bruiloft band of DJ niet even te bedanken
Vaak vind de band/DJ het leuk om te horen dat alles naar wens is geweest. Dit is vaak ook het teken dat de band/DJ mag gaan opruimen. Zeker als bijvoorbeeld al veel mensen tijdens bijvoorbeeld een doordeweeks feest eerder naar huis gaan. Super fijn als er op deze manier wordt gecommuniceerd!
10. Relax dankzij de ceremoniemeester checklist
Onze bands en DJ’s doen dit werk minimaal twee keer in de week en hebben vaak al honderden bruiloften meegemaakt. Zij zijn altijd flexibel en willen net zo graag als iedereen een topavond en een blije klant. Vertrouw hierop! Als alle voorgaande 9 punten goed zijn geregeld dan kan het feest sowieso niet mis gaan! Let maar op, dat wordt een topshow!
